A tecnologia fez com que se perdesse a noção de espaço e distância, fazendo com que a presença física em um ponto de encontro e trabalho, antes essencial, deixasse de ser o mais importante. Com a pandemia do novo coronavírus, o que já poderia ser uma realidade, tornou-se necessidade. 

Para que os postos de trabalho em escritório pudessem se manter, o home-office passou a ser adotado e, com isso, algumas práticas precisaram ser revistas, ou planejadas de forma distinta, como as reuniões, que se transformaram em videochamadas. É preciso saber lidar com essas novas formas de trabalho em equipe, para obter o máximo, não se sobrecarregar ou sobrecarregar ou outros.

Vamos ver mais sobre isso?

1. Videochamada é uma reunião digital, mas presencial

Por mais que não seja preciso estar no mesmo local fisicamente, todos precisam estar plenamente presentes no momento da reunião por videochamada, em local confortável e com suas forças e pensamento concentrados ali. Com o passar do tempo, deixou-se de considerar razoável que todas as pessoas fiquem com a câmera ligada, por conta de falhas de equipamento ou internet para manter todos com o sinal aberto ao mesmo tempo, mas isso não pode ser passe-livre para dispersar da reunião e atender outros assuntos.

É preciso estar presente de corpo. Para que isso aconteça, vale o mesmo para reuniões presenciais quanto ao tema: não se pode convocar reunião para todas as coisas, não pode demorar muito, e a atenção precisa ser em resolver as pautas propostas.

2. Grupos e mensagens em redes sociais

Como não é possível dar aquela conversada antes de ir para a fila da cafeteira, o jeito é abusar das mensagens nas redes sociais e de mensagens, como o WhatsApp. O problema disso é que horário ruim depende da rotina das casas: se uma casa tem uma mãe com filhos pequenos, celular piscando e fazendo barulho de tarde pode ser um problemão.

Algumas empresas estão adotando mensageiros auxiliares para assuntos de trabalho, visto que o WhatsApp é bastante pessoal para muitas pessoas, e a mistura de temas de mensagens leva a equívocos ou mensagens perdidas. Alguns aplicativos como Telegram, apesar de associados a um número de telefone, podem ser instalados apenas no computador. 

Assim, ao fechar o computador, não há notificações indesejadas, e tudo o que é do trabalho, fica ali. Isso também é interessante para que pessoas que trabalham em horários alternativos possam mandar suas partes de trabalhos, arquivos e informações no horário que for conveniente, sem pensar no horário em que podem fazer o envio.

3. A analogia às cartas

A comunicação escrita não permite dubiedades, exige um tempo de resposta e não pode trazer equívocos ou detalhes faltantes, pois é mais difícil de consertar. Quando o trabalho é assíncrono, um erro de comunicação pode levar horas para ser arrumado, o que fez com que surgisse a associação ao que era uma carta, que precisava ser muito bem escrita, para que não houvesse erros de interpretação.

Uma grande dica, ainda mais válida, está em fazer cursos de comunicação assertiva. Por mais que conversas na internet permitam abreviaturas, o ideal é escrever todas as palavras, para evitar enganos.

4. Organizadores de tarefas e gestão visual

Sabe aquele quadro enorme que dizia as tarefas e possuía post-its coloridos com o que a equipe iria fazer? Esses elementos de gestão visual podem ser trazidos para o mundo digital.

Existem aplicativos como o Trello que permitem organizar tarefas, aplicar tarjas e separar grupos de tarefas, inserir arquivos, enfim…

Por fim,

Comunicação e organização sempre são desafios, independentemente se os trabalhos são desenvolvidos presencialmente ou remotamente. No caso de reuniões, por mais que a variável espaço seja quebrada, a variável tempo continua existindo, ou seja, é preciso viver aquilo naquele momento, então reuniões precisam ser pensadas para serem rápidas e produtivas.

SOBRE A AUTORIA: Esse texto é um oferecimento d’O Blog do Mestre, gentilmente publicado pelo site Brasil Empreendedorismo. O Blog do Mestre é um blog que envolve entretenimento, curiosidades, atualidades e muito conhecimento!