Na semana passada conversamos um pouco sobre a importância dos encontros cara a cara com o cliente, e os congressos são algumas dessas possibilidades. Existem vários motivos para se realizar um congresso, e aqui vamos falar especificamente sobre dicas de planejamento para um congresso que visa obter lucro.
O primeiro passo é estabelecer os principais objetivos de marketing do evento. Como, basicamente, um congresso é um encontro de palestrantes e representantes, primeiramente deve-se pensar: 1) Quem queremos atingir 2) O que queremos dizer e por quê 3) Como e onde queremos dizer?
Essas primeiras perguntas servem para te dar o norte inicial. É a partir daí que as demais decisões relacionadas ao congresso devem ser tomadas – e a primeira ação fundamental é, então, definir o comitê de planejamento, que vai cuidar de todas essas demais decisões e da organização. Esse comitê deverá, também, designar um gerente do congresso, que vai ser a pessoa com autoridade total para resolver todos os problemas e tomar as decisões finais. É interessante saber que sempre existe a possibilidade de contratar alguém de fora, especializado no ramo, caso ninguém da sua empresa se sinta apto.
O primeiro passo no qual o comitê deve se concentrar é o da programação, que deve ser feita o mais antecipadamente possível. Uma boa organização leva bastante tempo, inclusive para garantir o local desejado, já que a maioria dos locais interessantes é alugada com muita antecedência. A programação deve prever tempo o suficiente para encontrar o melhor local, convidar/contratar todos os palestrantes e distribuir o material de comunicação. Essa programação deve prever também questões como estacionamento, a necessidade de aluguel de aparelhos audiovisuais, requisitos de acomodações, entre outros.
Após essa programação geral, é hora de elaborar o programa. Esse material, redigido pelo comitê, deve atender completamente aos objetivos primordiais decidido lá naquelas três primeiras perguntas. Deve-se pensar quais são os melhores palestrantes disponíveis para a apresentação da temática, lembrando sempre que não adianta uma boa apresentação de um programa ruim. As apresentações, em geral, devem ter de 20 a 30 minutos para prenderem a atenção dos espectadores – não mais do que isso. Pense também em intervalos, na ordem das apresentações (colocando palestras mais leves intercaladas com as mais pesadas), no oferecimento de água e pequenos lanches.
Com todas essas definições em mãos, é hora de definir e entender o seu público alvo. Pode parecer óbvio, mas nunca é tão fácil quanto parece, então ele deve ser muito bem pensado. Um evento para o público errado é um tiro saindo pela culatra e um investimento que não terá retorno!
Com o público identificado, é hora então de mandar ver nas comunicações. Crie materiais interessantes e chamativos que tenham a ver com as mídias mais usadas pelo seu público e acompanhe de perto esse trabalho de comunicação para saber se está sendo efetivo.
Na hora do evento, faça o possível para manter uma atmosfera agradável e que o conjunto de tudo cative a todos os convidados. Após sua finalização, busque feedbacks! Os envolvidos na organização devem escrever relatórios, avaliando e repensando todos os pontos para, então, chegarem à conclusão de seu sucesso ou das lições que foram extraídas para melhorar numa próxima vez.